คุณธรรม-จริยธรรมในการใช้คอมพิวเตอร์

คุณธรรม-จริยธรรมในการใช้คอมพิวเตอร์

                จริยธรรม หมายถึง "หลัก ศีลธรรมจรรยาที่กำหนดขึ้นเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติ หรือควบคุมการใช้ระบบคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ" ในทางปฏิบัติแล้ว การระบุว่าการกระทำสิ่งใดผิดจริยธรรมนั้น อาจกล่าวได้ไม่ชัดเจนมากนัก ทั้งนี้ ย่อมขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของสังคมในแต่ละประเทศด้วย อย่างเช่น กรณีที่เจ้าของบริษัทใช้กล้องในการตรวจจับหรือเฝ้าดูการทำงานของพนักงาน เป็นต้น ตัวอย่างของการกระทำที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าเป็นการกระทำที่ผิดจริยธรรม เช่นการใช้คอมพิวเตอร์ทำร้ายผู้อื่นให้เกิดความเสียหายหรือก่อความรำราญ เช่น การนำภาพหรือข้อมูลส่วนตัวของบุคคลไปลงบนอินเตอร์เน็ตโดยไม่ได้รับอนุญาตการ ใช้คอมพิวเตอร์ในการขโมยข้อมูลการเข้าถึงข้อมูลหรือคอมพิวเตอร์ของบุคคลอื่น โดยไม่ได้รับอนุญาตการละเมิดลิขสิทธิ์ โดยทั่วไป เมื่อพิจารณาถึงจริยธรรมเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และสารสนเทศ แล้ว จะกล่าวถึงใน 4 ประเด็น ที่รู้จักกันในลักษณะตัวย่อว่า PAPA ประกอบด้วย
1. ความเป็นส่วนตัว (Information Privacy)
2. ความถูกต้อง (Information Accuracy)
3 ความเป็นเจ้าของ (Information Property)
4. การเข้าถึงข้อมูล (Data Accessibility) ความเป็นส่วนตัว (Information Privacy)
                ความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและสารสนเทศ โดยทั่วไปหมายถึง สิทธิที่จะอยู่ตามลำพัง และเป็นสิทธิที่เจ้าของสามารถที่จะควบคุมข้อมูลของตนเองในการเปิดเผยให้กับ ผู้อื่น สิทธินี้ใช้ได้ครอบคลุมทั้งปัจเจกบุคคล กลุ่มบุคคล และองค์การต่างๆปัจจุบันมีประเด็นเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวที่เป็นข้อหน้า สังเกตดังนี้
1.การเข้าไปดูข้อความในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และการ บันทึกข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ รวมทั้งการบันทึก-แลกเปลี่ยนข้อมูลที่บุคคลเข้าไปใช้บริการเว็บไซต์และกลุ่ม ข่าวสาร
2.การใช้เทคโนโลยีในการติดตามความเคลื่อนไหวหรือพฤติกรรม ของบุคคล เช่น บริษัทใช้คอมพิวเตอร์ในการตรวจจับหรือเฝ้าดูการปฏิบัติงาน/การใช้บริการของ พนักงาน ถึงแม้ว่าจะเป็นการติดตามการทำงานเพื่อการพัฒนาคุณภาพการใช้บริการ แต่กิจกรรมหลายอย่างของพนักงานก็ถูกเฝ้าดูด้วย พนักงานสูญเสียความเป็นส่วนตัว ซึ่งการกระทำเช่นนี้ถือเป็นการผิดจริยธรรม
3.การใช้ข้อมูลของลูกค้าจากแหล่งต่างๆ เพื่อผลประโยชน์ในการขยายตลาด
4.การ รวบรวมหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล์ หมายเลขบัตรเครดิต และข้อมูลส่วนตัวอื่นๆ เพื่อนำไปสร้างฐานข้อมูลประวัติลูกค้าขึ้นมาใหม่ แล้วนำไปขายให้กับบริษัทอื่น ดังนั้น เพื่อเป็นการป้องกันการละเมิดสิทธิความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและสารสนเทศ จึงควรจะต้องระวังการให้ข้อมูล โดยเฉพาะการใช้อินเตอร์เน็ตที่มีการใช้โปรโมชั่น หรือระบุให้มีการลงทะเบียนก่อนเข้าใช้บริการ เช่น ข้อมูลบัตรเครดิต และที่อยู่อีเมล์ความถูกต้อง (Information Accuracy)
                ในการใช้คอมพิวเตอร์เพื่อการรวบรวม จัดเก็บ และเรียกใช้ข้อมูลนั้น คุณลักษณะที่สำคัญประการหนึ่ง คือ ความน่าเชื่อถือได้ของข้อมูล ทั้งนี้ ข้อมูลจะมีความน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงใดย่อมขึ้นอยู่กับความถูกต้องในการ บันทึกข้อมูลด้วย ประเด็นด้านจริยธรรมที่เกี่ยวข้องกับความถูกต้องของข้อมูล โดยทั่วไปจะพิจารณาว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบต่อความถูกต้องของข้อมูลที่จัด เก็บและเผยแพร่ เช่น ในกรณีที่องค์การให้ลูกค้าลงทะเบียนด้วยตนเอง หรือกรณีของข้อมูลที่เผยแพร่ผ่านทางเว็บไซต์ อีกประเด็นหนึ่ง คือ จะทราบได้อย่างไรว่าข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นไม่ได้เกิดจากความจงใจ และผู้ใดจะเป็นผู้รับผิดชอบหากเกิดข้อผิดพลาด

คู่มือการใช้งาน Microsoft Excel 2007

คู่มือการใช้งาน Microsoft Excel 2007

               โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภทสเปรดชีต (spreadsheet) หรือโปรแกรมตารางทำงานซึ่งใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ สูตรคำนวณ ลงบนแผ่นตารางงานคล้ายกับการเขียนข้อมูลลงไปในสมุดที่มีการตีช่องตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแต่ละช่องจะมีชื่อกำกับไว้ในแนวตั้งหรือสดมภ์ของตารางเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษเริ่มจาก A,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มีทั้งหมด 256 สดมภ์ (Column) แนวนอนมีหมายเลขกำกับเป็นบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึงบรรทัดสุดท้ายจำนวนบรรทัดจะต่างกันในแต่ละโปรแกรมในที่นี้เท่ากับ 65,536 แถว (Row) ช่องที่แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกว่า เซลล์ (Cell) ใช้บรรจุข้อมูล ข้อความ หรือสูตรคำนวณ ปัจจุบันโปรแกรมตารางทำงาน มีความสามารถ 3 ด้าน คือ คำนวณ นำเสนองานด้วยกราฟและแผนภูมิ จัดการฐานข้อมูล โปรแกรมประเภทตารางทำงานมีผู้พัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เช่น ปี 2522ใช้โปรแกรมตารางทำงานชื่อว่า วิสิแคล(VisiCalc) ต่อมาปรับปรุงชื่อว่า ซุปเปอร์แคล (SuperCalc) ในปี 2525 ในพัฒนาโปรแกรมชื่อว่า มัลติแพลน (Multiplan) ปี 2526ได้ปรับปรุงโปรแกรมชื่อว่าโลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) เป็นที่นิยมอย่างมาก ออราคิล (Oracle) และต่อมาบริษัทไมโครซอฟท์ได้พัฒนาระบบงานวินโดวส์ขึ้นมาเพื่อให้ใช้ได้ง่ายชื่อว่า ไมโครซอฟท์เอ็กเซล (Microsoft Excel) ซึ่งเรียกว่า เอ็กเซล (Excel)

โปรแกรมตารางทำงานหรือกระดาษคำนวณ(Spreadsheet) ที่มีใช้ในประเทศไทย เริ่มจากโปรแกรม Lotus 1-2-3 ที่ทำงานบน DOS และได้รับการพัฒนาการใช้อย่างต่อเนื่องเป็น Microsoft Excel

คุณสมบัติที่สำคัญของ Microsoft Excel

1. ความสามารถด้านการคำนวณ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถป้อนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เป็นต้น

2. ความสามารถด้านใช้ฟังก์ชัน เช่นฟังก์ชันเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟังก์ชันเกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ

3. ความสามารถในการสร้างกราฟ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถนำข้อมูลที่ป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟได้ทันที

4. ความสามารถในการตกแต่งตารางข้อมูล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถตกแต่งตารางข้อมูลหรือกราฟ ข้อมูลด้วยภาพ สี และรูปแบบตัวอักษรต่าง ๆ เพื่อให้เกิดความสวยงามและทำให้แยกแยะข้อมูลได้ง่ายขึ้น

5. ความสามารถในการเรียงลำดับข้อมูล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคัดเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาวิเคราะห์ได้

6. ความสามารถในการพิมพ์งานออกทางเครื่องพิมพ์ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถพิมพ์งานทั้งข้อมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพ์ได้ทันที ซึ่งทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงาน

7. ความสามารถในการแปลงข้อมูลในตารางให้เป็นเว็บเพจ เพื่อนำไปแสดงในโฮมเพจ

ถ้าพูดถึงโปรแกรมสำหรับการคำนวณ ต้องนึกถึง Microsoft Excel

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสำหรับงานด้านเอกสารในรูปแบบของตาราง เหมาะสำหรับนำไปใช้สำหรับงานด้านการคำนวณโดยเฉพาะ ดังนั้นจึงเป็นโปรแกรมพื้นฐานที่พนักงานบัญชีทุกคนจะต้องเข้าใจและสามารถนำไปใช้งานได้ การทำงานจะแบ่งเป็น Worksheet ในไฟล์หนึ่งไฟล์ สามารถมี worksheet ได้หลายๆ worksheet

พื้นฐานที่ควรทราบเกี่ยวกับ Microsoft Excel

• Row - หมายถึงแนวนอน เริ่มต้นจำนวน row จาก 1 ถึง 1,048,576
• Column - หมายถึงแนวตั้ง จะเริ่มต้นจาก A ถึง XFD
• Cell - จุดตัดของ Column กับ Row (เพื่อใช้เรียกตำแหน่งของข้อมูล) เช่น A1, C1 เป็นต้น
• เราสามารถรวม Cell หลายๆ Cell เข้าด้วยกัน และตั้งเป็นชื่อได้
• หลังการตั้งชื่อ Cell หลายๆ Cell สามารถนำชื่อนั้นไปคำนวณได้ด้วย
• การคำนวณ เราสามารถใช้ชื่อ Cell เป็นตัวแปรในการสั่งคำนวณได้
• Workbook - ประกอบด้วย sheet แต่ละหน้า จากภาพ ให้สังเกตุ ส่วนล่างจะเห็นคำว่า sheet1,shee2 และ sheet3 เป็นต้น
• เราสามารถเปลี่ยนชื่อ sheet ได้ง่ายๆ เพียงดับเบิลคลิกชื่อ sheet ที่ต้องการ จากพิมพ์ชื่อใหม่ที่ต้องการ

การบันทึกหรือ "Save" ใน Excel 2007

1.             เวลาที่ต้องการบันทึกให้คลิกปุ่ม Office Button

2.             จากนั้นคลิกเลือกคำสั่ง Save หรือ Save as

เนื่องจากไฟล์ใน Excel 2007 เป็นไฟล์รูปแบบใหม่ ซึ่งมีนามสกุล .XLSX แต่ถ้าต้องการให้บันทึกไฟล์เป็นรูปแบบเดิมคือ .XLS ให้คลิกเลือก Fille type เป็น (Excel 97-2003 workbook) .XLS

ขั้นตอนการสั่งพิมพ์ด้วย Excel 2007

• เวลาที่ต้องการพิมพ์ให้คลิกปุ่ม Office Button จากนั้นคลิกเลือกคำสั่ง Print
• เวลาที่ต้องการพิมพ์บางส่วน ให้ทำดังนี้

1.             ให้คลุมข้อมูลที่ต้องการ

2.             จากนั้นคลิกแท็ป Page Layout

3.             จากนั้นคลิกเลือก Print Area

4.             และคลิกเลือก Set Print Area

ใส่ตัวเลขอัตโนมัติใน Microsoft Excel

คำสั่งใน Microsoft Excel คำสั่งนี้ ไม่ได้เป็นคำสั่งใหม่ใน แต่มีมานานแล้วในทุกๆ เวอร์ชั่น (เท่าที่จำได้) แต่สำหรับมือใหม่หลายๆ อาจยังไม่คุ้นเคยคำสั่งนี้ ยังไงก็ตาม ไหนๆ ก็เขียนแล้ว มาดูวิธีการใส่ตัวเลขแบบเรียงอัตโนมัติการสักนิด

1.             เริ่มต้นเปิดโปรแกรม Microsoft Excel

2.             ใส่หมายเลข 1 ในช่องแรก (ตำแหน่งไหนใน sheet ก็ได้)

3.             ใส่หมายเลข 2 ในช่องด้านล่าง

4.             คลิกจากจากเลข 1 มายังเลข 2

5.             จะพบปุ่มสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่าง

6.             ให้คลิกปุ่มนั้น และลากลงมา (ประมาณ 8 ช่องดังภาพตัวอย่าง)

7.             จากนั้นปล่อยเม้าส์

8.             ผลลัพธ์ที่ได้จะได้ตัวเลข 3-10 ตามลำดับ

การประยุกต์ไปใช้งานคำสั่งอื่นๆ

• ถ้าคุณใส่หมายเลข 1 และ 3 เรียงกัน และลากตามคำสั่งด้านบน จะได้หมายเลข 5,7,9,11,13.. ตามลำดับ
• ถ้าใส่ตำแหน่งแรกเป็น jan, feb และลากตามคำสั่งด้านบน จะได้ mar, apr, may.. ตามลำดับ
• ถ้าใส่ตำแหน่งแรกเป็น mon, tue และลากตามคำสั่งด้านบน จะได้ wed, thu,fri.. ตามลำดับ

Excel Function Key

1.             Upper(ชื่อเซล) เช่น upper(A1) หมายความว่า ให้แปลงตัวอักรทั้งหมดของเซล A1 เป็นตัวอักษรใหญ่ทั้งหมด ทำให้เราไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความใหม่ กรณีที่เราต้องการแปลงตัวอักษรเป็นตัวใหญ่

2.             Lower(ชื่อเซล) เช่น lower(A1) มีความหมายตรงข้ามกับ Upper(Cell) คือใช้สำหรับการแปลงตัวอักษรใหญ่ เป็นตัวอักษรเล็กทั้งหมดในเซลนั้นๆ

3.             Concatenate(Left(ชื่อเซล,10)) หมายความว่า ให้เอาข้อมูลจากเซลนั้นๆ มา 10 ตัว ตัวอย่างเช่น concatenate(Left(A1,10)) ให้ A1 มีค่า Discovergadget.com ผลลัพธ์ที่ได้จะได้คือ? Discoverga เป็นต้น

o    เราสามารถเปลี่ยนคำว่า Left เป็น Right ได้ ตัวอย่างเช่น concatenate(right(A1,3)) ผลลัพท์ที่ได้จากจากข้อความข้างต้นคือ com เป็นต้น

o    นอกจากนี้ เรายังสามารถเพิ่มการประสมคำเข้าไปได้อีก ตัวอย่างเช่น concatenate(I love dot ,right(A1,3)) ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้คือ I love dot com เป็นต้น

o    การรวมสองเซลหรือมากกว่าเข้าด้วยกัน เราสามารถใช้คำสั่ง Concatenate เพื่อรวมเซลได้ด้วย ดังตัวอย่างเช่น A1 มีค่า Bang และ B1 มีคำ kok เราสามารถใช้คำสั่ง concatenate(A1,B1) จะได้ผลลัพธ์เป็น Bangkok เป็นต้น

4.             Len(ชื่อเซล) เป็นคำสั่งในการนับจำนวนตัวอักษรทั้งหมดในชื่อเซลนั้นๆ ตัวอย่างเช่น len(A1) ซึ่ง A1 มีคว่า DiscoverGadget.com ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้ จะมีคำเท่ากัน 17

5.             Count(ชื่อเซล:ชื่อเซล) เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับการนับเซลที่มีตัวเลขเท่านั้น ไม่ได้นับจำนวนข้อมูล หรือตัวอักษณภายในเซลนั้นๆ แต่ถ้าเซลนั้นมีค่าทั้งตัวเลขและตัวอักษร คำสั่ง Count ก็จะยังคงไม่นับเช่นเดียวกัน

ตกแต่งตารางแบบฉับพลันใน Excel 2007

จุดเด่นของ Microsoft Excel ก็คือตาราง ดังนั้น หลังจากการบันทึกข้อมูลเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการตกแต่งตารางให้ดูสวยงาม ซึ่งดูจะเป็นเรื่องที่สำคัญไม่น้อย เพราะจะทำให้เอกสารของเราดูน่าสนใจยิ่งขึ้น

เครื่องมือสำเร็จรูปในการตกแต่งตาราง

Microsoft Excel 2007 ได้เตรียมรูปแบบของการตกแต่งตารางไว้มากมาย ที่เรียกว่า "Format as Table" เราสามารถคลิกเลือกเพื่อตกแต่ง sheet ของเราได้อัตโนมัติ ?เพียงคลิกเดียว

วิธีตกแต่งตารางด้วยรูปแบบสำเร็จรูป

1.             เปิดเอกสาร Excel

2.             บันทึกข้อมูลลงตาราง

3.             คลุมข้อมูลที่ต้องการตกแต่ง

4.             ที่แท็ป Home

5.             เลือก Format as Table

6.             เลือกรูปแบบที่ต้องการ

Microsoft Excel Template คืออะไร

รูปแบบตารางสำเร็จรูป ที่ทางบริษัท Microsoft ได้จัดทำขึ้น ทำให้เราไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการตกแต่งหรือสร้างขึ้น เพียงแค่เรียกรูปแบบที่ต้องการ จากนั้นโปรแกรมจะเปิดให้เราสามารถกรอกข้อมูล หรือนำไปใช้งานได้ทันที? ตัวอย่าง Template ได้แก่ Billing Statement, Blood Pressure Tracker,?Sales Report,?Time card เป็นต้น

วิธีเรียกใช้ Microsoft Excel Template

1.             เปิดโปรแกรม Microsoft Excel 2007

2.             คลิกปุ่ม Office Button (มุมบนซ้ายมือสุด)

3.             คลิกปุ่ม New

4.             จากนั้นจะเห็นหน้าต่าง New Workbook และมีตัวอย่าง Template ต่างๆ ให้เลือก

Microsoft Excel Template แบ่งออกได้ 2 ประเภท

1.             Template ที่ติดตั้งอยู่ภายในเครื่องคอมฯ ของเรา

2.             Template online ซึ่งจะต้องเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต และ download จากเว็บไซต์ Microsoft

การแต่งแต่งเอกสารก่อนพิมพ์ใน Excel 2007

การใช้งาน Microsoft Excel 2007 หรือ Excel เวอร์ชั่นใดก็ตาม เวลาพิมพ์อาจเกิดปัญหา ดังตัวอย่างเช่น

1.             พิมพ์แล้วไม่พอดี เกิน 1 หน้ากระดาษ เกิดขึ้นประจำ

2.             คอลัมภ์ขวามือ พิมพ์ออกมาไม่พอดี ทำให้พิมพ์กระดาษเพิ่มออกมาอีกหนึ่งแผ่น

3.             พิมพ์ออกมาแล้ว ตัวอักษรเล็กเกินไป

4.             ต้องการใส่ header และ footer ในทุกๆ หน้า

5.             ต้องการพิมพ์เฉพาะบางส่วน ทำไม่ได้

6.             อื่นๆ อีกมากมาย

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจในโปรแกรม Microsoft Excel เสียก่อนว่า มีหลักการอย่างไร

สิ่งที่ควรทราบ ก่อนการพิมพ์เอกสารใน Excel

1.             ถ้าไม่กำหนดว่าจะพิมพ์พื้นที่ไหน โปรแกรมจะสั่งพิมพ์ให้หมดทั้ง sheet

2.             ถ้ากำหนดพื้นที่ที่ต้องการพิมพ์ ให้หาคำสั่ง Set Print Area เพื่อกำหนดขอบเขตในการทำงาน

3.             การพิมพ์เอกสารใน Excel สามารถสั่งบังคับให้พิมพ์ลงในหนึ่งหน้ากระดาษได้ ไม่ว่าข้อมูลจะมีขนาดใหญ่น้อยเท่าใด (คำสั่งที่สามารถใช้งานได้ คือ Fit to 1 page)

คำสั่ง Set Print Area

1.             คลุมข้อมูลที่ต้องการพิมพ์

2.             คลิกแท็ปเมนู Page Layout

3.             คลิกเลือก Print Area จะมีทางเลือกให้ 2 อย่างคือ Set Print Area และ Clear Print Area

คำสั่ง Fit to 1 page

คำสั่งที่อยู่ภายใต้คำสั่ง Page setup เราสามารถเลือกคำสั่ง Fit ได้โดยการ

1.             คลิกปุ่ม Office Button

2.             คลิกเลือกคำสั่ง Print

3.             และเลือก Print Preview

4.             ที่แท็ป Page คำสั่ง Fit จะอยู่ภายใต้หัวข้อ Scaling

กรณีที่เราใช้คำสั่ง Fit แล้ว ปรากฏว่างานที่พิมพ์ออกมามีขนาดเล็กมาก แนะนำให้คลิกคำสั่ง "Adjust to" ซึ่งอยู่ในหัวข้อ Scaling เช่นกัน ลองปรับดูครับ แต่ถ้าเอกสารเราควรจะเป็นแนวนอน เราก็สามารถปรับแต่งจากแนวตั้ง (Portrait) ให้เป็นแนวนอนได้โดยการคลิก Lanscape

Check Spelling in Excel 2007

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Word, PowerPoint คงคุ้นเคยกับการตรวจสอบการสะกดคำผิดแบบอัตโนมัติมาแล้ว แค่พิมพ์ผิดโปรแกรมก็แสดงสัญลักษณ์ขีดเส้นใต้ สีแดง สีน้ำเงิน หรือสีเขียวให้ ทำให้เราทราบว่า คำหรือประโยคนั้นๆ อาจมีสิ่งผิดพลาดอยู่
อย่างไรก็ตาม Microsoft Excel 2007 ก็มีคำสั่งในกาตรวจสอบคำผิดด้วยเช่นกัน แต่ไม่สามารถตรวจสอบแบบทันทีที่พิมพ์ผิดได้เช่นเดียวกับ Microsoft Word, PowerPoint ซึ่งโปรแกรมอื่นๆ ที่ยังไม่สามารถตรวจสอบคำผิดได้ทันทีที่พิมพ์ก็มีอีกเช่น Microsoft Office Access or Microsoft Office Project.

วิธีใช้คำสั่ง Spelling ใน Excel 2007

1.             เปิด sheet ที่เราต้องการให้โปรแกรมตรวจสอบคำผิด

2.             คลิกแท็ปเมนู Review

3.             คลิกไอคอน Spelling

4.             โปรแกรมจะค้นหาคำผิด และแนะนำให้ว่าควรเปลี่ยนเป็นคำใด โดยดูจากช่อง "Suggestions"

File Type ใหม่ใน Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007 มีการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญที่สุดในประวัติศาสตร์การพัฒนาโปรแกรมตระกูล Microsoft Office ก็ว่าได้ เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงโฉมใหม่ การจัดวางไอคอน และคำสั่งต่างๆ รวมทั้งการเปลี่ยนแปลงชื่อไฟล์ และคุณสมบัติของไฟล์ด้วย
ดังนั้นเพื่อไม่ให้สับสนใจการทำงานและการสำรองข้อมูล เรามาทำความรู้จักไฟล์ประเภทต่างของของโปรแกรมตระกูล Office 2007 กันสักนิด

File Type Microsoft Office Word 2007

Microsoft Word	XML file type	Extension
?	Document	docx
?	Macro-enabled document	docm
?	Template	dotx
?	Macro-enabled template	dotm

File Type Microsoft Office Excel 2007

Microsoft Excel	XML file type	Extension
?	Workbook	xlsx
?	Macro-enabled workbook	xlsm
?	Template	xltx
?	Macro-enabled template	xltm
?	Non-XML binary workbook	xlsb
?	Macro-enabled add-in	xlam

File Type Microsoft Office PowerPoint 2007

Microsoft PowerPoint	XML file type	Extension
?	Presentation	pptx
?	Macro-enabled presentation	pptm
?	Template	potx
?	Macro-enabled template	potm
?	Macro-enabled add-in	ppam
?	Show	ppsx
?	Macro-enabled show	ppsm
?	Slide	sldx
?	Macro-enabled slide	sldm
?	Office theme	thmx

การเข้ากันของ Office รุ่นเก่ากับ Office 2007

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Office 2007

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Office รุ่นต่ำกว่า เวอร์ชั่น 2007 ทุกคน ถ้าคุณเป็นผู้หนึ่งที่ต้องการอัปเกรดโปรแกรมมาใช้ Microsoft Office 2007 คุณควรทราบว่า การบันทึกไฟล์ในรูปแบบใหม่นั้น จะมีผลทำให้ผู้ใช้งาน Microsoft Office รุ่นเก่าๆ ไม่สามารถเปิดดูงานของคุณได้ ดังนั้น คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้ 2 วิธี คือ

1.             เวลาบันทึกหรือ Save จะต้องเลือกไฟล์เป็น Office รุ่นเก่า (97-2003)? โดยการคลิกที่ปุ่ม Office Button จากนั้นคลิก Options ด้านล่าง จากนั้นคลิกเลือกเมนู Save?และเลือก "Save file in this format"?หรือ

2.             แก้ปัญหาโดยการติดตั้งโปรแกรมเสิรม แนะนำให้เพื่อนๆ ของคุณติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office Compatibility Pack for 2007 Office Word, Excel and PowerPoint File Formats.

และทีสำคัญมาก โปรแกรม Compatilility Pack for 2007 นี้ จะรองรับ Microsoft Office รุ่นเก่าที่มีการอัปเกรด Service pack ดังนี้

• Microsoft Office 2000 Service Pack 3
• Microsoft Office XP Service Pack 3
• Microsoft Office 2003 Service Pack 1

จุด download Microsoft Office Compatibility Pack for 2007 Office Word, Excel and PowerPoint File Formats รุ่นที่เป็น Service Pack 1?มีขนาดไฟล์ 26.1 MB

หาคำสั่งเก่าๆ Excel 2003 ใน Excel 2007

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft?Excel 2007

อีกหนึ่งความช่วยเหลือจาก Microsoft.. ถ้าคุณเป็นผู้หนึ่งที่เริ่มต้นการใช้งาน Microsoft Excel 2007 (เปลียนจาก Microsoft Excel 2003) คงประสบปัญหาการหาคำสั่งเก่าๆ ใน Excel ไม่เจอ ทำให้หงุดหงิดรำคาญใจ พาลจะทำให้ไม่ชอบ Microsoft?Excel 2007 ไปเลย แต่ไม่ต้องกังวลใจไป เพราะวันนี้ ผมมีวิธีที่จะทำให้คุณสามารถใช้งาน Excel 2003 และสามารถหาคำสั่งต่างๆ ใน Excel ได้ทุกคำสั่ง

เปรียบเทียบ Excel 2003 กับ Excel 2007 คำสั่งต่อคำสั่ง

เพื่อเป็นการสร้างความคุ้นเคยการใช้โปรแกรม? Microsoft?Excel 2007 ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น บริษัท Microsoft ได้ทำการ mapping คำสั่งต่อคำสั่งของ Microsoft?Excel ระหว่าง 2003 กับ 2007 ให้ ซึ่งเราสามารถ download ได้จากลิงค์

• Excel ribbon mapping workbook?ไฟล์ที่ได้เป็นไฟล์ Excxel ขนาดไฟล์?747 KB
• หรือถ้าไม่อยากจะมานั่งอ่าน สามารถดูในลักษณะภาพเคลื่อนไหว (Flash File) ได้โดยคลิกที่??Excel 2003?compare with 2007? (สำหรับการใช้งาน ให้คลิกเลือกคำสั่งใน?Excel??2003 โปรแกรมก็จะแสดงให้เห็นว่า คำสั่งใน?Excel 2007 อยู่ตรงไหน.. ใช้งานง่ายมาก..

คราวนี้ คุณก็ไม่ต้องปวดหัวกับการหาคำสั่งต่างๆ ใน Microsoft?Excel??2007 แล้ว แค่แล้วคุณชอบ Microsoft Excel 2007 เช่นเดียวกับผม

วิธีพิมพ์หลายบรรทัดในเซลเดียว MS Excel 2007

พิมพ์ยังไงให้ออกมาสวยงามใน Excel

คุณทราบหรือไม่ว่า เวลาที่เราต้องการพิมพ์ข้อความในเซลๆ เดียวในโปรแกรม Microsoft Excel นั้น วิธีที่ถูกต้องทำอย่างไร ทำไมเคยเห็นคนอื่นพิมพ์แล้วออกมาสวยงาม ไม่ทราบว่ามีทิปในการใช้งานอย่างไร

พิมพ์ข้อความใน Excel ในเซลเดียวแต่หลายบรรทัด

ดูเหมือนจะง่าย แต่สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Excel คงอาจเคยประสบปัญหาว่า ต้องการพิมพ์ข้อความที่ยาวๆ และพิมพ์ลงในหลายๆ บรรทัด แต่ในช่องเดียว หรือเซลเดียว แรกๆ ผมก็คงเหมือนกัน? ตอนแรกลงในกด spacebar ช่วย แต่เป็นการยากมากเวลาที่ต้องการจัดบรรทัดให้ตรงกัน

วิธีการพิมพ์ข้อความใน Excel เดียวแต่หลายบรรทัด

1.             เปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาปกติ

2.             พิมพ์ความที่ต้องการไปเรื่อยๆ จนถึงคำที่ต้องการขึ้นบรรทัดใหม่

3.             กดปุ่ม "Alt+Enter" ข้อความจะขึ้นบรรทัดใหม่ให้

4.             ทำไปเรือยๆ กรณีที่ต้องการขึ้นบรรทัดใหม่

5.             เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Enter ตามปกติ

เรื่องง่ายถ้ารู้ เห็นไหมครับว่า ไม่ยากอย่างที่หลายๆ คนคิด (ผมก็เคยคิดเหมือนกัน .. ) วิธีการนี้สามารถใช้งานได้กับ Excel ทุกๆ เวอร์ชั่น เช่น Microsoft Excel 2003, Microsoft Excel 2007 หรือ Microsoft Excel 2010 เป็นต้น

ทิป พิมพ์หลาย sheet ในครั้งเดียว Excel

สำหรับผู้ใช้งาน Microsoft Excel โดยเฉพาะ
ปกติเวลาทำงานกับไฟล์ Excel บางครั้งในหนึ่งไฟล์ จะมีหลายๆ sheet ที่เราทำงานอยู่ เวลาสั่งพิมพ์ เราจำเป็นจะต้องเลือกทีละหน้า จึงได้งานทุกๆ หน้าที่ต้องการ ในอีกกรณีหนึ่ง เราสามารถสั่งพิมพ์ไฟล์อะไรก็ได้ เพียงแค่คลิกขวาที่ไฟล์นั้นๆ จากนั้นคลิกคำสั่ง Print แค่นี้ไฟล์นั้นจะถูกเปิด และสั่งพิมพ์อัตโนมัติ หลังจากนั้นก็จะปิดแบบอัตโนมัติเช่นเดียวกัน? แต่อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ ถ้าสั่งพิมพ์กับเอกสาร Excel ที่มีหลายๆ sheet โปรแกรมก็จะพิมพ์เพียงหน้าที่เราเลือกไว้ หรือที่เรียกว่า Active Sheet เท่านั้น.. แต่ถ้าต้องการพิมพ์ทุก sheet ที่มีอยู่ใน Excel ไฟล์ หรือต้องการพิมพ์บาง Sheet จะทำอย่างไร

วิธีการสั่งพิมพ์ทุก Sheet ในไฟล์ Excel

1.             เปิดเอกสารไฟล์ Excel ที่ต้องพิมพ์

2.             คลิกเลือก sheet ที่ต้องการ (ถ้าต้องการมากกว่า หนึ่งให้กด Shift หรือ Ctrl ค้างไว้ จากนั้นคลิกเลือก sheet ที่ต้องการพิมพ์ทั้งหมด)

3.             คลิกคำสั่ง Print โปรแกรมจะสั่งพิมพ์ในทุกๆ หน้าที่เลือก

4.             หรือ คลิกเลือก sheet ที่ต้องการทั้งหมด

5.             สั่ง Save

6.             จากนั้น ให้สั่งพิมพ์ โดยเลือกคลิกขวาไฟล์ Excel ที่เราได้เลือกหลายๆ Sheet ไว้

เนื่องจากโดยปกติแล้ว เวลาสั่งคำสั่งพิมพ์ใน Excel โปรแกรมจะพิมพ์ sheet ที่เรากำลังทำงานอยู่ หรือที่เรียกว่า "Active Sheet"? แต่สำหรับการทดสอบใน Excel 2007 จะมีคำสั่ง "Entire Workbook" ซึ่งหมายความว่า ถ้าเราเลือกตอนสั่งพิมพ์? เอกสารในทุกๆ sheet จะพิมพ์ออกมาทั้งหมดเช่นกัน

วิธียกเลิกตัวกรอง Filter ใน Excel 2007

ตัวกรองหรือ Filter คืออะไร
เวลาเราสร้างตารางในเอกเซล และมีการตกแต่งเอกสาร ด้วย "Format as Table" คำสั่งจะอยู่ในแท็ป "Home" จะทำให้เราสามารถเลือกรูปแบบตารางสวยๆ ได้แบบอัตโนมัติ แต่หลายๆ คน รวมทั้งผมด้วย อาจไม่ค่อยชอบเท่าไหร่ เพราะหลังจากสร้างตกแต่งแล้ว Excel 2007 ก็จะใส่ Filter หรือตัวกรองข้อมูลให้อัตโนมัติ? ซึ่งจะทำให้เราสะดวกในการค้นหาข้อมูลภายในตารางนั้นๆ อย่างไรก็ตาม Filter ที่แสดงนี้ เวลาพิมพ์จะไม่พิมพ์ออกมาด้วยครับ อันนี้ไม่ต้องห่วง สำหรับวิธีการยกเลิก Filter ก็สามารถทำได้ง่ายๆ ดังนี้

วิธียกเลิกตัวกรองข้อมูล หรือ Filter

1.             คลิกในกลุ่มข้อมูลที่มีการแสดง Filter (เซลไหนก็ได้)

2.             คลิกแท็ปเมนู "Home" เลือกหัวข้อ Sort & Filter

3.             จากนั้นคลิกเลือก Filter เพื่อทำการยกเลิก

4.             แค่นี้ก็เป็นอันเรียบร้อย

อย่างไรก็ตาม ถ้าเราต้องการให้ตารางข้อมูลมีตัวกรองช่วย ก็สามารถทำตามขั้นตอน ตั้งแต่ข้อ 1 ใหม่อีกครั้ง

การจัดการข้อมูลที่ซ้ำกันใน Excel 2007

แก้ปัญหาข้อมูลซ้ำๆ ใน Excel 2007
สมมุติว่า คุณกำลังบันทึกข้อมูลลงในตาราง Excel 2007 ซึ่งจะมีข้อมูลมากมาย แต่ปรากฏว่า คุณมีการคีย์ข้อมูลซ้ำลงไป ประมาณว่า "ตาลาย" ซึ่งเกิดจากการใช้งานคอมพิวเตอร์ต่อเนื่องมาหลายชั่วโมง? แล้วอย่างนี้ถ้าจะมาตรวจสอบว่า รายการใดซ้ำกันรายการใด ก็คงต้องใช้เวลานาน และอีกอย่างสายตาก็ไม่ค่อยดีอยู่แล้ว ไม่ต้องกังวลครับ เพราะ Microsoft เข้าใจดี จึงได้มีคำสั่งในการลบข้อความซ้ำให้อัตโนมัติ โดยคำสั่งนี้มีชื่อว่า "Remove Duplicates"

วิธีการใช้คำสั่ง Remove Duplicates

1.             เปิดงานเอกสาร Excel 2007

2.             ให้คลิกเลือกเซลข้อมูลใดๆ ในเอกสาร worksheet

3.             คลิกเลือกแท็ปเมนู Data เลือกไอคอน "Remove Duplicates"

4.             โปรแกรมจะตรจสอบ และมีหน้าต่างแสดงให้เลือกว่า จะให้เลือกหัวข้อไหน ที่มีการบันทึกข้อมูลซ้ำ สามารถคลิกเลือกทั้งหมดได้

5.             คลิก OK? เพื่อยืนยันการลบ

6.             โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างบอกว่าได้ลบข้อมูลไปจำนวนเท่าไร

การจัดเรียงข้อมูลใน Excel 2007

การจัดเรียงเป็นวิธีการตรวจสอบข้อมูลอย่างหนึ่ง
เนื่องจากตารางในเอกสารมีความหลากหลายคอลัมภ์ บางครั้ง เราจำเป็นจะต้องมีการจัดเรียงข้อมูล เพื่อให้ง่ายและสะดวกในการตรวจสอบ เช่น ข้อมูลใดมีจำนวนผู้อ่านมาที่สุด เรียงไปจนกระทั่งไม่มีผู้อ่านเลย เป็นต้น เราสามารถจัดเรียงข้อมูลหรือ Sort จากมากไปหาน้อย หรือจากน้อยไปหามากได้ โดยการเลือกหัวข้อใดก่อนว่าจะเป็นหัวข้อหลักในการจัดเรียง

วิธีการจัดเรียงข้อมูลใน Excel 2007

1.             เปิดเอกสาร worksheet ใดๆ ที่ต้องการจัดเรียง

2.             คลิกที่ตัวกรองด้านบนหรือ?Filter (ถ้าตัวกรองไม่แสดง ให้คลิกแท็ปเมนู Home เลือกคำสั่ง Filter)

3.             จะมีหน้าต่างคำสั่งลัดแสดงให้เลือกว่าจะ "Sort Smallest to Largest" หรือสลับกัน "Sort Largest to Smallest" ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข

4.             แต่ถ้าข้อมูลเป็นตัวอักษร จะมีคำสั่งให้เลือกว่า "Sort A to Z" หรือ "Sort Z to A"

5.             คลิกเลือกรูปแบบการเรียงลำดับตามต้องการ

วิธีใส่แกน Y 2 อันใน Excel Chart

ทำความรู้จัก Chart ใน Excel

Chart หรือ Grraph ก็คือการแสดงรูปภาพ เส้น แทนคำอธิบายด้วยตัวเลข ตัวอักษร ทำให้สะดวกและรวดเร็วในการดู เราสามารถสร้าง Chart ได้จากโปรแกรม Microsoft Excel? เพียงแค่เราสร้างตารางข้อมูลที่ต้องการ จากนั้นให้คลิกเลือก Chart เพื่อแปลงค่าตัวเลขเป็น Chart

Chart หรือ Graph มีกี่รูปแบบ

อย่างไรก็ตาม เราสามารถสร้าง Chart หรือ Graph ได้หลายรูปแบบ เช่น กราฟเส้น กราฟแท่ง กราฟรูปภาพ เป็นต้น สำหรับกราฟโดยทั่วไปจากประกอบด้วย แกน X และ แกน Y มาตัดกัน จะได้กราฟที่เปรียบเทียบค่าต่างๆ ได้สะดวก แต่บางคน ต้องการเปรียบเทียบข้อมูลมากกว่า 1 อย่างในกราฟเดียวกัน Excel ก็สามารถทำได้ด้วย

วิธีสร้างกราฟแกน Y 2 แกน ใน Microsoft Excel 2007

1.             สร้างตารางข้อมูลตามปกติ

2.             คลุมข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ

3.             คลิกแท็ปเมนู Insert เลือกกราฟประเภท 2-D Line

4.             จะได้กราฟแบบทั่วไป

5.             จากนั้นให้คลิกที่ "เส้นกราฟ" และคลิกขวา เลือก "Format Data Series"

6.             ในบรรทัดที่ชื่อ "Series Options" ให้คลิกเลือก "Secondary Axis"?

7.             กราฟก็จะเปลี่ยนเป็น มี แกน Y 2 อัน ทางด้านซ้ายและขวา

การทำงานกับ Workbook ใน Excel 2007

ทำความรู้จัก Workbook
เวลาเราเปิดโปรแกรมใน Microsoft Excel ครั้งแรก โปรแกรมจะทำการเปิดพื้นที่ในการทำงานในรูปแบบตาราง หรือที่เรียกว่า Workbook โดยเริ่มต้นจะเปิดหน้า WorkSheet ให้เรา 3 หน้า (ชื่อ Sheet อยู่ด้านล่าง คือ Sheet1, Sheet2 และ Sheet 3 ตามลำดับ)? เราสามารถเพิ่มข้อมูล แก้ไขข้อมูล ลบข้อมูลภายในแต่ละ Worksheet ได้อย่างอิสระ ถ้าเปรียบเทียบก็เหมือนกันกระดาษแต่ละหน้า (Worksheet)?ในหนังสือเล่มหนึ่ง (Workbook)? เวลาบันทึกเราจะได้ไฟล์ 1 ไฟล์ หรือหนึ่ง Workbook นั่นเอง

วิธีเพิ่มเติมแก้ไขแต่ละ WorkSheet/Workbook

• การเพิ่มเติมข้อมูล/แก้ไขข้อมูล แต่ละ WorkSheet
• เพียงเอาเม้าส์ คลิกที่ Sheet ที่ต้องการ จากนั้นพิมพ์ข้อมูลตามต้องการ
• การลบ Worksheet
• ให้คลิกที่ชื่อ Worksheet ที่ต้องการลบ
• จากนั้นคลิกขวา
• เลือกคำสั่ง Delete
• การเพิ่ม Worksheet
• กดปุ่ม Insert Worksheet ที่ชื่อ Sheet ถัดไป หรือ
• กดปุ่ม Shift + F11 หรือ
• คลิกที่เมนู Home คลิกปุ่มไอคอน Insert และคลิกเลือก Insert Sheet
• การเปลี่ยนชื่อ Worksheet
• ดับเบิลที่ชื่อ Worksheet และพิมพ์ชื่อใหม่ตามต้องการ หรือ
• คลิกขวาที่ชื่อ Worksheet จากนั้นคลิกเลือกคำสั่ง Rename
• การเพิ่ม Workbook
• กดปุ่ม Ctrl + N (จะได้?Workbook เพิ่มครั้งละ 1 Workbook)

บันทึกไฟล์ Excel 2007 ให้ใช้ได้กับรุ่นเก่า
ความแตกต่างของ Excel 2007
สืบเนื่องจากการปรับปรุงครั้งใหญ่ในรูปแบบของไฟล์ต่างๆ ใน ตระกูล Microsoft Office 2007 ตัวโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ก็ถูกปรับเปลี่ยนด้วยเช่นกัน แต่เดิมไฟล์ที่ได้จากการบันทึก หรือ Save จะได้ไฟล์นามสกุล .XLS? แต่สำหรับเวอร์ชั่น 2007 ขึ้นำป จะได้ไฟล์นามสกุล .XLSX? มีตัวอักษรเอ๊กซ์ "X" ต่อท้าย (เช่นเดียวกับโปรแกรมอื่นๆ ในตระกูล Microsoft Office)? ผลที่ตามมาคือ Microsoft Excel เวอร์ชั่นเก่าๆ ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Excel 2003 หรือต่ำลงมา จะไม่สามารถเปิดไฟล์เพื่อแก้ไขได้? (จริงๆ แล้วทำได้ แต่ต้องติดตั้งโปรแกรมเสริม)?

ปัญหานี้ Microsoft รู้ดี?เราสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้หลายวิธี

1.  อัพเกรดโปรแกรม Microsoft Excel เก่าๆ ของเราเป็นเวอร์ชั่น 2007 (แต่ก่อนการอัพเกรดต้องตรวจสอบเครื่องคอมฯ ด้วยว่า รองรับการทำงานไหวหรือเปล่า โดยเฉพาะอาจมีปัญหากับเครื่องคอมฯ รุ่นเก่าๆ

2.     ติดตั้งโปรแกรมเสริมช่วยในการเปิดดูไฟล์? อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ แก้ปัญหาเปิดไฟล์ใน Microsoft Office 2007

3.             ให้ผู้ใช้งาน Microsoft Excel 2007 บันทึกเป็นไฟล์รุ่นเก่า? โดยมีวิธีการ save ดังนี้

1.             คลิกปุ่ม Office Button

2.             คลิกปุ่มด้านล่าง Excel Options

3.             คลิกเมนูด้านซ้ายมือ "Save"

4.             ที่หัวข้อ "Save file in this format"

5.             ให้คลิกเลือก "Excel 97 - 2003 Workbook (*.xls)

แต่อย่างไรก็ตาม การบันทึกไฟล์เป็นรุ่นเก่า จะทำให้ไม่สามารถใช้ความสามารถใหม่หลายๆ อย่างของโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ได้

ปิดโปรแกรม Excel 2007 ไม่ต้องกลัวข้อมูลหาย

สำหรับมือใหม่ใช้งาน Microsoft Excel 2007
การปิดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 สามารถสั่งปิดโปรแกรมผ่านทางไอคอนสัญลักษณ์ตัว "X" สีแดง ที่มุมขวาบนสุดได้ทันที ซึ่งเหมือนกันการปิดการใช้งานโปรแกรมอื่นๆ?โดยไม่ต้องกลัวว่าไฟล์ข้อมูลที่เรากำลังทำอยู่จะหาย?หรือไม่อัพเดท? สาเหตุเพราะว่า ถ้ามีไฟล์งานที่เราเปิดค้างอยู่ และกำลังแก้ไขอยู่ ถ้าเราสั่งปิด โปรแกรมจะเตือนอัตโนมัติว่ามีงานที่ทำค้าง และยังไม่ได้บันทึก? ดังรูปภาพประกอบด้านล่าง
ดังนั้น ต่อไปนี้ ทุกครั้งทีมีหน้าต่างเตือนอะไรก็ตาม เราควรทำความเข้าใจก่อนว่า เขาเตือนเรื่องอะไรด้วยน่ะครับ? อย่าลืมคลิก "Yes" เพื่อยืนยันให้ save ก่อนน่ะครับ

ป้องกันข้อมูลหายด้วยคำสั่ง Save Auto ใน Excel 2007

คุณเคยมีปัญหาใช้งานแล้วไฟดับหรือไม่
สำหรับผู้ใช้งานตามบ้าน และบางองค์กร ที่ไม่มีระบบป้องกันไฟฟ้าตก หรือดับแบบกระทัน หมายถึงไม่ได้ติดตั้งระบบสำรองไฟหรือ UPS ซึ่งแน่นอนขณะที่คุณทำงานอยู่และไฟเกิดดับ ข้อมูลที่คุณทำงานอยู่ก็จะหายไปหมด ยกเว้นผู้ที่ทำงานบนคอมพิวเตอร์แบบกระเป๋าหิ้วหรือ Notebook ซึ่งมีแบตเตอรี่ภายในตัว? แล้วมีวิธีแก้ไขอย่างไร ถ้าไม่ต้องการลงทุนซื้อเครื่องสำรองไฟหรือ UPS

วิธีง่ายๆ คือการสั่งให้โปรแกรมบันทึก หรือ Save แบบอัตโนมัติบ่อยๆ ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยในเรื่องของไฟฟ้าดับแบบไม่ได้ตั้งใจ แต่ยังช่วยกรณีโปรแกรมค้างหรือแฮ้งค์ได้ด้วย ซึ่งการใช้งานก็ไม่ยุ่งยาก เพียงแค่เข้าไปกำหนดให้โปรแกรม save อัตโนมัติตามเวลาที่เรากำหนด

วิธีป้องกันข้อมูลหายใน Microsoft Excel 2007

1.             คลิกปุ่ม Office Button

2.             คลิกปุ่ม Excel Options ด้านล่าง

3.             คลิกเมนู Save ด้านซ้ายมือ

4.             ที่บรรทัดข้อความ "Save AutoRecover information every .. miutes" ให้เรากำหนดเวลาที่เราต้องการให้บันทึกอัตโนมัติ

5.             คลิกปุ่ม OK ด้านล่าง เพื่อยืนยัน

ถ้าไฟล์ดับบ่อยๆ แนะนำให้กำหนดให้บันทึกแบบอัตโนมัติเร็วขึ้น อาจเป็นทุกๆ 5 - 10 นาที แต่ถ้าไม่ค่อยมีปัญหา อาจเลือกบันทึกทุกๆ 15-20 นาทีก็ได้? สำหรับกรณีที่เปิดเครื่องคอมฯ ใหม่หลังจากไฟฟ้าติดแล้ว เวลาเปิดโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ใหม่ โปรแกรมก็จะพยายามเปิดไฟล์ที่ถูกปิดอัตโนมัติให้เองครับ.. แต่อย่าลืมให้บันทึกไฟล์ที่ได้ทันทีก่อนทำอย่างอื่น น่ะครับ !

การใส่ Header Footer ใน Excel 2007

Header Footer คืออะไร
ถ้าพูดถึง Header และ Footer ใน Microsoft Word หลายๆ คนคงเข้าใจดี และทราบถึงวิธีการใช้งาน ซึ่ง Header ก็คือส่วนหัวของเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร Word/Excel ซึ่งเราสามารถกำหนดเพียงครั้งเดียว โปรแกรมก็จะแสดงให้ในทุกๆ หน้า ในทางกลับกัน Footer ก็คือส่วนที่ท้ายของเอกสาร นั่นเอง? ส่วนใหญ่ Header/Footer มักจะใช้สำหรับการแสดงชื่อเอกสาร / รายงาน? และใช้สำหรับแสดงจำนวนหน้าของเอกสารนั้นๆ

วิธีใส่ Header / Footer ใน Excel

1.             คลิกหัวข้อ Page Layout

2.             คลิกไอคอน "Print Titles"

3.             จะได้หน้าต่าง "Page Setup"

4.             ให้คลิกแท็ป "Header/Footer"

5.             ในช่อง Header สามารถคลิกเลือกรูปแบบสำเร็จรูปที่โปรแกรมจัดไว้ให้ หรือ

6.             คลิกปุ่ม Custom Header เพื่อเลือกรูปแบบตามต้องการ (รูปแบบนี้ จะมีการแบ่งส่วนของ Header เป็น 3 ส่วนคือ ซ้าย กลาง และขวา)

7.             ในช่อง Footer สามารถคลิกเลือกรูปแบบสำเร็จรูปที่โปรแกรมจัดไว้ให้ เช่นเดียวกับ Header หรือ

8.             คลิกปุ่ม Custom Footer เพื่อเลือกรูปแบบตามต้องการ (รูปแบบนี้ จะมีการแบ่งส่วนของ Footer เป็น 3 ส่วนคือ ซ้าย กลาง และขวา)

9.             คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยันการแก้ไข

10.      ต้องการยกเลิก ก็คลิกปุม Cancel แทน

ย่อข้อมูลให้แสดงในหนึ่งหน้าใน Excel 2007

1.             เปิดหน้าเอกสาร Excel? ใน Microsoft Excel 2007

2.             คลิกเมนู Page Layout

3.             คลิกไอคอน Print Titles

4.             จะได้หน้าต่าง Page Setup

5.             คลิกแท็ป Page

6.             ที่ตำแหน่งข้อความ Scaling ให้คลิกเลือก "Fit to"

7.             คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

แค่นี้ ไม่ว่าเอกสารจะเกินในส่วนล่าง หรือด้านขวามือ โปรแกรมก็จะทำการบีดให้อยู่ในหน้าเดียวกันทั้งหมด? รับรองประหยัดค่าใช้จ่ายได้บ้างเหมือนกัน อย่างน้อยก็ช่วยลดโลกร้อน ด้วยการลดปริมาณการใช้กระดาษได้อีกนิดหน่อย..

บันทึกข้อมูลให้เร็วขึ้นใน Excel 2007

ทำอย่างไรให้คีย์งานใน Excel ให้เร็ว
หลายๆ คนอาจคงกับคำถามข้างต้น แต่ถ้าได้ลองอ่านวิธีการดูก่อนแล้วจะร้องอ๋อ ว่าสามารถบันทึกหรือคีย์ข้อมูลในเอ็กเซลได้เร็วขึ้นจริงๆ ถ้ายังไงก็ลองอ่านบทความเรื่องนี้ดูก่อนครับ วิธีนี้สามารถทำให้บันทึกข้อมูลได้เร็วขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

เคล็ดลับในการวิธีการบันทึกข้อมูลให้เร็วขึ้นใน Microsoft Excel 2

บันทึกข้อมูลในแนวตั้ง (จากบนลงล่าง)

1.             ทดสอบโดยคลุมตามจำนวนเซลที่ต้องการ เช่น จาก A1 ถึง A10 เป็นต้น

2.             เริ่มบันทึกข้อมูลโดยเริ่มจาก A1 จากนั้นกดปุ่ม Enter

3.             จะเห็นว่า เคอร์เซอร์จากย้ายจาก A1 มายัง A2 อัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เม้าส์

4.             ทดสอบต่อไปบันทึกข้อมูลใน A2 จากนั้นกดปุ่ม Enter

5.             จะเห็นว่า เคอร์เซอร์จากย้ายจาก A2 มายัง A3 อัตโนมัติเช่นเดียวกัน

บันทึกข้อมูลในแนวนอน (จากซ้ายไปขวา)

1.             ทดสอบโดยคลุมตามจำนวนเซลที่ต้องการ เช่น จาก A1 ถึง D1 เป็นต้น

2.             เริ่มบันทึกข้อมูลโดยเริ่มจาก A1 จากนั้นกดปุ่ม Enter

3.             จะเห็นว่า เคอร์เซอร์จากย้ายจาก A1 มายัง B1 อัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เม้าส์

4.             ทดสอบต่อไปบันทึกข้อมูลใน?B1 จากนั้นกดปุ่ม Enter

5.             จะเห็นว่า เคอร์เซอร์จากย้ายจาก B1 มายัง C1 อัตโนมัติเช่นเดียวกัน

บันทึกข้อมูลเป็นกลุ่ม (จากบนลงล่าง และขึ้นไปเริ่มใหม่)

1.             ทดสอบโดยคลุมตามจำนวนเซลที่ต้องการ เช่น จาก A1 ถึง?E10 เป็นต้น

2.             เริ่มบันทึกข้อมูลโดยเริ่มจาก A1 จากนั้นกดปุ่ม Enter

3.             จะเห็นว่า เคอร์เซอร์จากย้ายจาก A1 มายัง?A2 อัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เม้าส์

4.             ทดสอบต่อไปบันทึกข้อมูลใน?A2 จากนั้นกดปุ่ม Enter

5.             จะเห็นว่า เคอร์เซอร์จากย้ายจาก A2 มายัง A3 อัตโนมัติเช่นเดียวกัน

6.             ทำซ้ำจนกระทั่งถึง A10

7.             ทดสอบต่อไปบันทึกข้อมูลใน?A10 จากนั้นกดปุ่ม Enter

8.             จะเห็นว่า เคอร์เซอร์จากย้ายจาก A10 มายัง?B1 อัตโนมัติเช่นเดียวกัน